Erfahrung durch kaufmännischen Werdegang

Mein kaufmännischer Werdegang begann im Jahr 1983. Heute kann ich auf eine langjährige, vielseitige Erfahrung als qualifizierte Bürokauffrau zurückblicken. Meine Leistungen sind von der IHK mit dem Zertifikat „Geprüfte Sekretärin“ anerkannt.

Besonders hervorzuheben ist meine Erfahrung als Sekretärin des Leitenden Verwaltungsdirektors Finanzen bei der Bundesagentur für Arbeit.

Organisationsgeschick sowie Improvisationstalent konnte ich in Projekten beweisen, wie z. B. der Planung und Organisation einer Abendveranstaltung für 1000 Besucher.

Nachfolgend finden Sie ausgewählte Referenzen, die Ihnen einen ersten Eindruck geben, wie ich Sie in Ihrem Unternehmen / Projekt unterstützen kann.

 

Assistentin der GL / Büromanager – Hausbaugesellschaft
Führen des Büros mit Sekretariatsaufgaben

• Termin- und Wiedervorlage

• Kontrolle der Außendienstmitarbeiter, Baustellenleiter und sonstiges Personal

• Einführung Baustellenakten ins EDV-System – einpflegen und in der Akte dokumentieren

• Teilnahme an Sitzungen zur Protokollführung

• Belegkontrolle und Freigabe der Rechnungsunterlagen für die Buchhaltung

• Schlüssel- und Mietunterlagen führen, kontrollieren und dokumentieren

• Allgemeiner Schriftwechsel der Geschäfts- und Vertriebsleitung

Kaufmännische Angestellte – Drogeriemarktkette
Sachgebiet: Lagerbestandsführung der Produktpalette Accessoires

• Anlegen, Löschen und Führen des Artikelbestandes per EDV

• Eingabe von Anlieferungen der einzelnen Produkte

• Eingabe von Aufträgen und Versenden über Spedition

• 14 tägige Meldung von Lagerbeständen an die Einkaufsleitung der Drogerie

• Dokumentation für die Disposition der Artikel, Kontrolle der Bestände für Aktionen, Preiseingaben, Stückzahlen u.ä.

• Eingabe, Dokumentation und Rückrechnung von Reklamationen

• Zusammenarbeit mit dem Zentrallager der Spedition und Lagerhaltung abstimmen

• Sonderaufgabe: Kontrolle der Lieferantenaufstellung nach Versäumnistagen, Mitarbeit bei Zollabfertigungen für die Spedition, Feed-Back-Besprechung und offene Fragen in der Lagerführung für die Verantwortlichen vorbereiten

Kaufmännische Angestellte – Schulungsunternehmen
Sachgebiet: Buchführung, Kostenkontrolle, Büroorganisation


• Belege für die monatliche Buchführung vorbereiten

• Schulungsangebote in verschieden Portalen eingeben, pflegen und organisieren

• Schulungsorte und Schulungsunterkünfte nach Vorgaben organisieren und buchen

• Entgegennahme von Telefonaten

• Akquise von Neukunden

• Unterstützung mit der Schulungsplanung und Organisation

Projektassistentin – Optiker mit Produktion
Schulungs- und Teilnehmermanagement bundesweit


• Anlegen der Schulungen im EDV-System

• Abfrage in den Filialen nach Schulungsräumen, Gegebenheiten Vorort

• Erstellen eines Raumplanes für alle Schulungsorte

• Eingabe von Anmeldungen, Prüfungen der Schulungskapazitäten, Warteliste

• Einladung von Schulungsteilnehmern, Absagen oder Krankheitszeiten ins Wartelistensystem einpflegen und entsprechend organisieren

• Verbindliche Zusammenarbeit mit den Dozenten / Trainern betreffend Schulungsthemen, Ablaufplanung etc.

• Weiterleitung von Anmeldelisten, Informationen von Schulungsorten und Räumlichkeiten an die Trainer / Filialleiter

• Unterstützung der Trainer mit Imageprodukten für Schulungsteilnehmer

• Anforderung und Auswertung der Feedback-Bögen

• Zusammenarbeit mit Vertrieb und Einkauf, damit die Schulungen gefüllt werden bzw. die Zweckprüfung der Schulungsserie gewährleistet wird

• Abrechnung, Prüfung und Weiterleitung der Belege mit Kostenstellenvermerken von externen Schulungsräumen zur Freigabe bzw. Buchhaltung

• Schulungsreihe dokumentieren mit allen erforderlichen Unterlagen

Sekretärin / Assistentin der Geschäftsführung – Unternehmensberatung mit Rechts- u. Steuerkanzlei
Sekretariat mit gesamtem Office-Management – Steuerkanzlei


• Gesamte Mandantenverwaltung über System und Wiedervorlage von Terminen

• Gesamte vorbereitende Belegorganisation zur Buchung

• Zahlungseingang und Zahlungsausgangskontrolle

• Offene Postenliste einschließlich Mahnwesen

• Erstellen einer Kostenstellenübersicht mit laufenden Kosten für das Unternehmen

• Abrechnung, Prüfung der Honorarabrechnungen für die freien Mitarbeiter und Freigabe zur Auszahlung

• Schriftverkehr nach Diktat für die Geschäftsleitung

• Vorbereitung von Besprechungen mit Mandanten

• Entgegennahme von Telefonaten, Besucherempfang

• Postverteilung

Sekretärin / Head-Office – Unternehmensberatung
Empfangssekretariat und gesamtes Büromanagement


• Entgegennahme von Telefonaten und Weiterleitung

• Empfang und Verteilung der Geschäftspost

• Dokumentation von Lieferscheinen, Rechnungen und Zusammenfügen für die Buchhaltung

• Abrechnung und Prüfung von Kartenabrechnungen

• Vorbereitung der Reisekosten

• Organisation und Verwaltung von Büromaterialien

• Postabfertigung

• Planung und Organisation von Besprechungen, Tagungen

• Sitzungs- und Büroräume mitgestalten

Sekretärin der Geschäftsleitung (Vertrieb) – Büromaschinen
Sekretariat mit Sachgebiet: Provisionen


• Kontrolle von Verträgen nach Laufzeiten, Prüfung der Marche, Rückrechnung von Verträgen zur Errechnung der Provisionen

• Belegerfassung, Freigabeprüfung und Weiterleitung der Provisionsabrechnungen zur Personalabteilung

• Entgegennahme von Telefonaten, Besucherempfang und Vorbereitung von Besprechungen, Tagungen und Veranstaltungen für die Geschäftsleitung (Vertrieb)

• Schriftverkehr der Geschäftsleitung – selbstständig, nach Stichpunkten oder Diktat

• Postverteilung

• Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat

Sekretärin des Geschäftsführers – Modehaus


• Führungskreis betreuen – Unterlagen weiterleiten, Besprechungen bzw. Meetings nach Ablaufplanung organisieren

• Postvorbereitung, Postbesprechung und Dokumentation der Weiterleitung an den Führungskreis

• Organisation von hausinternen Dokumenten per EDV-System (Warenwirtschaftssystem), Abrechnung der Reisekosten, sonstigen Bestellungen für Hauspräsentation

• Organisation von Geschäftsreisen per Bahn oder per Leihwagen für die Führungsebene

• Verwaltung von Büromaterialien, Hausdokumenten – Aktionen im Haus und deren Weiterleitung

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Sekretärin des Leitenden Direktors der Finanzen in Bundesbehörde


• Repräsentieren der Abteilung Finanzen

• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Vorzimmern von Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft und den Präsidenten von Landes- bzw. Arbeitsagenturen

• Unterlagen vorbereiten, zusammenfügen und abschließend dokumentieren für die versch. Gremien sowie für Verwaltungsrats- und Vorstandsitzungen

• Verbindungsaufgaben mit dem Vorstand und dem Präsidentenbüro

• Zusammenarbeit mit den dazugehörigen Abteilungen, Referaten und Mitarbeitern

• Delegieren und weiterleiten von Aufgaben an die zuständigen Abteilungen

• Besprechungsorganisation

• Organisation von internen Veranstaltungen

• Besucherempfang und Besucherbetreuung

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Selbständige Imageberaterin / Referentin


• Konzeption, Durchführung von Workshops für verschiedene Schulungsinstitute

 

Projekterfahrung

Firmenfeier mit Sportevent und Abendveranstaltung für 1 000 Besucher

• Konzipierung und Ablaufplanung einer Firmenfeier

• Abendveranstaltung in der Stadthalle Fürth mit Buffet und Tanz organisiert und betreut

• Akteure für den Abend den Verantwortlichen vorgeschlagen

• Tisch- und Blumendekoration vorgeschlagen und mit Fachgeschäften umgesetzt

• Menüvorschläge eingeholt

Vorbereitende Buchhaltung – Freiberufler

• Belegmanagement

• Vordrucke für zukünftige Sammelbelege angefertigt

• Spesenabrechnungen

Vorbereitung für private Steuerunterlagen für Freiberufler

• Monatliches Zusammenführung von Belegen nach Kostenarten.

• Aufstellung für Steuerberatung

Für Rückfragen oder ein unverbindliches Angebot treten Sie bitte mit mir in Kontakt. Ich erstelle Ihnen ein unverbindliches Angebot, wie ich auch Sie unterstützen kann.

Ich freue mich über Ihr Interesse!

Büroorganisation Heim
Julia Heim

 

Büroorganisation für Ihr Unternehmen
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